疫情影响下，承包商如何恰当实施海外工程索赔（附索赔通知格式）

（本文转载自微信公众号 走出去服务港，本文获授权转载）

全球疫情报告

世界卫生组织（WHO）于欧洲中部时间2020年3月8日上午10点发布了第48份全球新型冠状病毒情况报告 。截至报告发布当地时间，全球范围内共有102个国家(新增8个)发现新型冠状病毒确诊或疑似案例，其中确诊案例共计105586例。除中国以外的海外确诊案例共计24727例，新增3610例。WHO风险评级为非常高。请商务差旅人员务必实时关注出入境动态。

全球新型冠状病毒疫情对我国的经济活动造成很大影响，对正在实施的工程项目进度影响尤其严重，从而导致相关窝工等费用开支。在这种情况下，承包商如何管理好这一突发事件，做好索赔工作，降低项目履约损失？

01

研究合同的规定，并确定依据的索赔条款

对于工程合同而言，一般都有不可抗力条款，从这次疫情发生的情况来看，疫情完全具备不可抗力事件的特征（不可控制；事先无法合理防范；事后无法合理克服；非合同一方引起），因此，可以认定为不可抗力。在某些英美法系下的国家中，工程合同可能没有不可抗力条款（Force Majeure Event），但其中往往有“特别风险事件条款（Special/exceptional Risk）”、“补偿事件条款（Compensation Event）”、“合同落空条款（Frustration）”、“法律或事实上的不可能条款（Physically or legally impossible）”等类似规定，其实质作用与不可抗力条款类似，可以引用这些条款。若合同中没有相关条款，则可以引用合同适用的法律中的相关规定。

02

及时向业主发出疫情对履约影响的通知

按照国际惯例，作为承包商索赔成功的一个前提条件是，承包商应按合同规定的时间内向业主方发出索赔意向通知（FIDIC规定是在事件发生后的14天内应发出通知）。该通知应说明：（1）本通知发出所依据的合同条款；（2）对不可抗力事件做出描述；（3）该事件对其哪些活动正在或预计造成影响，包括工期延误以及相关额外开支；（4）通知中还应说明自己一方为减少损失所做的一切努力和采取的措施；（5）请示业主方的建议或指令。若不可抗力事件持续时间很长，则承包商应定期向业主方发出最新情况汇报通知（FIDIC规定是每28天）。同时，为了增加说服力，最好附上权威部门关于不可抗力认定的证明函（中国贸促会已经发出通知，可以为我国企业办理此次疫情的不可抗力官方证明，我国对外承包工程商会以及相关专业律所也可以协助起草此类通知）。这样，通知一旦发出，承包商就能被豁免不可抗力事件发生期间的履约义务。

03

承包商应尽责任

承包商主要做好两件事情：一是采取各种合理措施，将疫情延误影响降低到最小，如哪些工作通过线上可以完成，如设计工作等。作为国际工程惯例，尽管发生不可抗力后承包商可以向业主索赔工期和某些费用损失，但为了防止承包商浑水摸鱼，合同往往赋予承包商一个义务，即：尽量降低后果响应的义务（duty to minimize delay），不但做了，而且最好将采取的措施和行动在与业主沟通的信函中表达出来。二是，承包商一定保持好不可抗力期间各种活动的同期记录（Contemporary records），作为支持后期索赔报告计算的工期和费用影响证据，越具体越好，并体现在各类日报、周报、月报中，并保持一致性。一些官方重要文件，也应做好记录和存档。

04

按合同规定提交正式索赔报告

一般合同要求承包商在不可抗力事件发生后的某一时间内（FIDIC最新规定是84天，或双方商定的时间内，或不可抗力持续时间长，在一提交索赔报告后也要定期提交后续影响报告）要提交正式索赔报告，给出索赔的具体工期和费用。索赔报告一般包括五部分：不可抗力事件表述（可结合以前的通知表述）；索赔权论证，即给出所依据的合同或法律规定；费用计算书和工期展期论证（一般基于原进度计划与影响后更新的进度计划对比分析）；作为支撑费用和工期计算的各类同期记录以及其他证据。对于此次疫情，可以将某些官方重要文件作为支撑材料。

05

其他注意事项

在此过程中，承包商必须密切与业主方保持恰当沟通，取得业主在各个方面的体谅，尤其应采用积极态度，采取各种有利措施，将延误降低最小限度，让业主方感知到承包商的各种努力，切莫给业主一个“浑水摸鱼”的看法，这也是承包商应有的良知，毕竟业主是疫情发生最大的受害者。

索赔通知样例

（中英文对照）