【安永洞察】美国企业复工，您准备好了吗？

在新冠来袭下，人们的生活与企业的运营多方面受阻。虽然美国的新冠感染人数还在上升，在特朗普总统公布3阶段逐渐解封大计后，美国各州也紧随其后，针对各州情况制定了相关复工计划。安永美洲中国海外投资业务部收集了美国关于企业复工的信息和考量，希望能够为您的企业和员工提供相应的准备和帮助。

本期分享的主题：美国复工指数分析——企业弹性指标测试

希望本期分享可以为您的企业提供参考信息，以便您针对企业特征设计合适的复工方案。

首先，我们来看一看美国各州复工的情况：

截至上周五6月12日，除了加州、俄勒冈州和田纳西州没有完全复工外，各大州都已解除了居家隔离政策，各大餐饮零售业也陆续开业。不过，各州都有各州的打算，各个企业也应根据自身情况选择适合自己的复工计划。

图片来源：纽约时报，https://www.nytimes.com/interactive/2020/us/states-reopen-map-coronavirus.html

企业复工都有哪些方面需要考量呢？应该怎样分析才能够得知自己企业的复工准备充分度呢？我们总结了以下七项指标进行分析考量：

1. 企业房产和租赁

2. 设施管理

3. 企业复工策略

4. 企业经济状况考量

5. 资本投资项目考量

6. 员工健康与安全

7. 倾听员工诉求

我们现在按这七项指标进行分析：

1. 企业房产和租赁

企业房产：我们建议由企业的首席运营官、首席财务官和房地产部门主管负责分析

租赁：我们建议由企业的首席财务官、财务总监和房地产部门主管负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对15个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 是否确定了面积过大的建筑物并制定了如何利用或处置这些面积的计划？是否重新评估了投资组合要求？是否需要进一步合理化或减少占地面积？

2) 是否正在收集和维护将来可能的索赔或调整所需的信息？企业是否知道哪些信息需要保留？

3) 是否有打算在全公司范围采取现场会议/培训和远程会议/培训相结合的方式？

4) 是否已与房东或物业管理小组制定了联合计划，以明确在业务中断期间（例如，如何在紧急情况下进入办公场所）对建筑物管理要求的责任？

5) 是否考虑过现有租赁协议中不可抗力，人员伤亡和强制征用的适用性？是否知道可能支持减租或暂停租用的任何契约情况？

6) 是否评估了保险政策的包含和排除项，以了解与新冠大流行相关影响范围？

2. 设施管理：我们建议由企业的房地产部门主管或劳工部主管负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对12个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 是否已与服务供应商合作，以评估潜在的服务中断并在此中断事件期间确定最低服务水平？

2) 是否在关键基础设施运营所需的地方提供了设施服务，例如数据中心和公司网络的维护？

3) 是否制定了设施恢复计划，以适应员工逐渐或快速返回工作场所以及恢复相关的服务重启？

4) 是否制定了计划，以便在恢复设施之前以及将来不断对公共区域，地面，工作站和设备进行彻底消毒？

5) 是否已针对自助餐厅和食品服务规程进行了调整，以提高卫生效果（例如，自助餐厅入口处的卫生站，塑料包装的餐具，单独包装的食品）？

3. 企业复工策略：我们建议由企业的人力资源部门主管、房地产部门主管或劳工部主管负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对15个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 目前的公司策略章程是否能有效支持远程工作及灵活办公？

2) 企业是否具有支持远程工作的必要技术？

3) 企业员工是否了解可用的办公空间和工具/技术，用以支持他们远程办公可能产生的各种需求，以提高经营效率和生产效率？

4) 企业是否有任何计划支持员工购买技术以使其能够高效工作（例如，购买电脑显示器的报销，手机费用报销）？

5) 当员工被允许重返工作岗位时，企业是否确定能准备符合每个小组要求的工作场所并按照其优先级而采取必要的行动？

6) 员工是否可以安全且合规的方式进入工作场所，并且已获得有关如何这样做的适当指导？

4. 企业经济状况考量：我们建议由企业的人力资源部门主管、首席财务官、税务部主管和财务总监负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对17个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 是否已采取措施解决新冠疫情对公司业务运营带来的负面经济影响？

2) 是否考虑或实施了对可支配支出的控制？

3) 是否考虑或实施了降低工资奖金支出的措施？比如招聘冻结或暂停、强制休假、自愿离职或退休计划？

4) 是否考虑或实施了激励性薪酬的结构性变更或改变带薪休假计划？

5) 如果公司在美国，是否评估或计算了《冠状病毒援助，救济和经济安全(CARES)法案》规定的雇主和薪金抵免的影响/收益？

6) 是否根据所采取的措施来管理和评估对雇主品牌的影响？

5. 资本投资项目考量：我们建议由企业的首席运营官、首席财务官及房地产或施工部负责人负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对13个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 是否对供应链中断所需材料和设备对项目的影响程度有足够的了解？

2) 在供应链受到干扰的情况下，是否有可用来替代采购和交付所需的设备和材料？

3) 内部或外部的法律团队是否评估了各种合同条款（例如不可抗力或延误条款）的适用性，以了解新冠流行所造成的影响范围？

4) 是否为因时间表延误/中断或成本影响而为您的任何承包商，顾问或供应商做好充分准备以应对潜在索赔？

5) 是否评估过可能暂时闲置的站点上闲置的设备（自有或租赁）？设备是否妥善存放？是否有计划在长时间关机的情况下提供适当的维护？

6) 是否已启动应急计划以解决潜在影响，例如范围调整，项目重新排序，替代合同机制，替代定价结构，现金流量修改等，以便解决对资本融资和项目现金流量的影响？

6. 员工健康与安全：我们建议由企业的首席运营官、人力资源部门主管和房地产部门主管或劳工部主管负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对12个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 是否建立了新冠危机管理团队，和该团队定期进行沟通并确定安排适当级别的管理人员？

2) 是否有计划对员工和访客进行新冠症状筛查？是否有计划管理有新冠症状的人，并给他们予以隔离和治疗？是否有联系跟踪流程？

3) 是否鼓励员工生病时在家工作，病假政策是否灵活且符合公共卫生指南？员工是否了解这些政策？

4) 是否有适当的医疗监视程序和系统（例如用于日常自我评估的新冠病毒检测应用程序）来识别和监视可能受到更大健康威胁的员工，以避免其受到感染？

5) 评估员工工作风险的过程是否考虑了新冠，是否对工作工程进行了适当的更改以考虑新冠的流行？是否已评估工程控制或行政控制以预防新冠的传播？

具体说明：工程控制包括安装物理屏障，例如透明塑料防护面具，安装高效空气过滤器，增加工作环境中的通风率，并安装客户服务的通行窗口。行政控制包括增加交替上班的次数或额外轮班以实现社会疏离，通过用虚拟通信代替现场会议并在可行的情况下实施远程办公，最大程度地减少员工之间以及员工和客户之间的直接接触，减少或暂停不必要的差旅以避免去新冠流行的地区，并为员工提供有关新冠危险因素和保护行为的最新教育和培训，等等。

7. 倾听员工诉求：我们建议由企业的人力资源部门主管负责分析

针对这项考察指标，我们会通过对14个问题的回答来获得评分。举例如下：

1) 是否已与员工的具体管理人员联系过，以了解他们是否有能力去做他们需要做的事情以使他们的远程团队有效的工作？

2) 是否对异地劳动力进行了调查，以了解他们对远程工作的担忧？

3) 与正常的现场工作经验相比，是否与远程工作人员一起进行了评估，以评估他们的生产效率？

4) 是否已与重要的工作人员联系过，以了解他们在现场工作或提供关键服务时是否被支持？

5) 是否就受新冠爆发影响的工作方式进行了潜在的改进或挑战调查（例如，差旅/通勤，固定资产的可用性，企业文化的转变，政策灵活性，年假政策，物理环境/设备的消毒程序，等等）？

6) 在过去的12个月中，企业是否对员工进行过员工敬业度调查？

在对以上七个方面进行评估后，将会获得一个综合评分，以判断企业对于新冠流行下复工的准备情况（示例见下图）：

以上我们简单介绍了如何对企业复工准备程度进行评估，请联系我们获得以上文件，以对企业做全面测试。我们的供应商风险咨询团队（EY Supplier Risk Advisor）可以为您的企业、供应商以及客户提供直接对口的咨询服务，以为为企业提供战略上的支持，以帮助企业和员工复工做好更充分的准备。我们制作的“复工虚拟批准人（ROVA）”产品更是能够给企业员工、安全管理团队和公司管理层方便使用的中央平台，可实现对认证过程的实时访问和管理。

感谢大家一直以来对安永美洲中国海外投资业务部主办的“抗疫系列”的关注。

联系人：

张晓青 Shau Zhang

中国海外投资业务部美洲区主管合伙人

Ernst & Young LLP

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xiaoqing.zhang@ey.com

徐立 Cynthia Xu

中国海外投资业务部美洲区审计经理

Ernst & Young LLP

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cynthia.xu@ey.com

本材料是为提供一般信息的用途编制，并非旨在成为可依赖的会计、税务或其他专业意见。请向您的顾问获取具体意见。